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中小企業(yè)內(nèi)部控制的常見問題及應(yīng)對策略(2)
時間:2013-12-18?
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來源:未知
(二)風(fēng)險評估
中小企業(yè)在經(jīng)營管理過程中往往沒有系統(tǒng)的風(fēng)險識別和評估,主要靠企業(yè)主的經(jīng)營直覺和判斷,對重大事項的處理易出現(xiàn)風(fēng)險評估不足的現(xiàn)象,如:(1)研發(fā)新產(chǎn)品跟市場脫節(jié):為了研發(fā)而研發(fā),未真正理解公司的技術(shù)瓶頸或技術(shù)突破點;部分研發(fā)人員對生產(chǎn)流程和產(chǎn)品原理掌握得不夠透徹。(2)現(xiàn)金流風(fēng)險:只要有訂單就接,未嚴(yán)格核算其收益;未考慮資金時間價值成本;輕視資金流對公司帶來的風(fēng)險。
(三)控制活動
1.公章、財務(wù)章等印鑒管理不善
中小企業(yè)里經(jīng)常會出現(xiàn)出納、財務(wù)負(fù)責(zé)人或其他企業(yè)主信任的人保管所有印鑒甚至空白支票的現(xiàn)象,這種做法為舞弊的產(chǎn)生提供了條件。應(yīng)用指引規(guī)定:嚴(yán)禁將辦理資金支付業(yè)務(wù)的相關(guān)印章和票據(jù)集中一人保管。建議中小企業(yè)將公章交由辦公室保管,財務(wù)章交由財務(wù)負(fù)責(zé)人保管,法人私章或其他姓名章交由其本人保管。
2.銷售人員權(quán)限過大,不相容職務(wù)未能分離
因人員數(shù)量的限制,在一些中小企業(yè)中常有銷售員自己跟客戶送樣談價格,價格談妥之后,自己跟客戶簽訂銷售合同,同時還兼送貨、開立收據(jù)和收款工作的現(xiàn)象,這種現(xiàn)象被稱為“跟單”,一筆訂單從頭跟到尾,這樣確實便于工作的持續(xù)開展和有效跟進(jìn)。但銷售員身兼數(shù)職,集定價權(quán)、簽訂銷售合同、送貨、收款于一身,如果缺乏監(jiān)督,容易發(fā)生挪用企業(yè)銷售款,甚至卷款逃跑的事情。
3.現(xiàn)金管理欠缺,現(xiàn)金收據(jù)缺乏管控
中小企業(yè)發(fā)生財務(wù)人員卷款逃跑的事情并不鮮見,內(nèi)控指引要求企業(yè)辦理資金收付業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)遵守現(xiàn)金和銀行存款管理的有關(guān)規(guī)定,不得由一人辦理貨幣資金全過程業(yè)務(wù)。中小企業(yè)須加強現(xiàn)金收支的管控,當(dāng)日貨款當(dāng)日須及時繳存,處理現(xiàn)金收支避免一人辦理完全過程,過程中須設(shè)復(fù)核及監(jiān)督之崗位。
4.疏于合同管理
中小企業(yè)因為人員的限制,大多沒有設(shè)置專門的法務(wù)部,甚至沒有熟悉相關(guān)法律的人員,發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時,很多直接采用合作方的合同模板,對己方權(quán)益考慮不足,待發(fā)生糾紛時,往往是啞巴吃黃連,有苦說不出。更有甚者,連合同都不簽,連最基本的權(quán)益都無法保障,將自己置于“人為刀俎,我為魚肉”的處境。
(四)信息與溝通
1.反舞弊機制不夠完善。中小企業(yè)因內(nèi)控制度不及大型企業(yè)完善,其舞弊現(xiàn)象也更嚴(yán)重,如:采購人員收受回扣,研發(fā)人員將研發(fā)成果私有化,銷售人員用公司的資源為個人謀取私利。中小企業(yè)主須加強反舞弊的打擊力度,具體措施有:通過《員工手冊》、保密協(xié)議及競業(yè)協(xié)議等來約束員工的行為準(zhǔn)則,對關(guān)鍵崗位的員工進(jìn)行背景調(diào)查,建立舉報程序等。